MenuDébordé par votre évènement à venir ? Voici les 10 clés du succès pour une organisation sereine !
Organiser et réussir un événement professionnel est un challenge énorme pour une entreprise….. Afin que tout se déroule pour le mieux, autant mettre toutes les chances de son côté !
1 – Définir son objectif
La première question à se poser et qui va vous guider dans l’organisation de votre événement est de savoir quel en est le but stratégique et les bénéfices que vous espérez en retirer.
2 – Identifier sa cible
Il vous faut définir dans le cadre de votre stratégie, qui vous souhaitez toucher avec votre évènement et donc quels vont en être les participants et combien souhaitez-vous qu’ils soient.
3 – Où et Quand
Il est important de définir un lieu adapté, facile d’accès notamment pour le trajet potentiel des participants. Il faut choisir une date appropriée, adaptée à votre activité mais aussi à celle de vos participants, en prenant en compte la période, les éventuels autres manifestations ayant lieu….
4 – Le contenu
Il est primordial puisque c’est lui qui va vous permettre d’atteindre l’objectif que vous vous fixez avec cet évènement. Il s’agit donc de cibler la matière, les interventions, l’ambiance…..
5 – Communiquer
Afin de promouvoir au mieux votre évènement et son importance, mettez en place une bonne communication interne et externe avec tous les canaux disponibles : presse, site web, newsletters, réseaux sociaux….
6 – Les invitations et réservations
Au moins 3 semaines en avance, lancez les invitations aux participants souhaités pour votre manifestation. Vos invitations peuvent être électroniques, « cartons », SMS…. Gérez les réservations en utilisant des outils web simples et pratiques.
7 – Relancer
Quelques jours après l’envoi de votre invitation, faites une première relance téléphonique pour confirmer sa bonne réception, et avoir une première position de votre invité sur sa présence éventuelle.
8 – Confirmer les réservations
Prévoyez 5/6 jours avant le Jour J une nouvelle relance téléphonique pour confirmer la présence des participants inscrits et pouvoir répondre à leurs dernières questions éventuelles sur le déroulement de l’évènement, l’accès, les horaires…..
9 – Le Jour J est arrivé……
Soignez l’accueil des participants, les animations, les échanges tout au long de votre évènement et respectez au mieux le planning prévu.
10 – Mesurer les résultats
Le plus gros « stress » est passé mais il est important ensuite de mesurer les résultats de votre évènement et si l’objectif que vous vous étiez fixé est atteint. Pour cela, comptabilisez le nombre de participants, les premières retombées, exploitez les informations recueillies et n’hésitez pas à effectuer une enquête de satisfaction pour connaître le retour « à chaud » de vos cibles !
Avec tout cela, nous espérons que vous aborderez votre prochain évènement de façon détendue et efficace !!! Qu’en pensez-vous ??